contas a pagar

Como organizar o contas a pagar da sua empresa? Descubra agora

Embora seja tratado por muitos apenas como atividades repetitivas e simples, manter a rotina de contas a pagar toda registrada demanda tempo e atenção. 

Um dos problemas mais frequentes das organizações, por incrível que pareça, não é a falta de caixa na empresa, e sim a inexistência de organização e planejamento financeiro.

Por isso, é fundamental para saúde financeira do seu negócio, manter o controle das contas a pagar de sua organização.

Então segue conosco que nesse post falaremos sobre a importância do contas a pagar e como organizá-la.

O que são as contas a pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa.

Podemos citar como exemplo:

  • Pagamento dos funcionários;
  • conta energia elétrica;
  • matéria-prima para a produção de um produto;
  • impostos;
  • entre vários outros.

Pode se tratar também do setor financeiro responsável por todas as saídas de caixa da empresa.

Sua responsabilidade é gerenciar e acompanhar todas as despesas e, além disso, administrar todas as obrigações financeiras da instituição.

Qual a importância do contas a pagar?

Embora pareça ser um trabalho operacional apenas de organização das despesas da empresa, o contas a pagar está bem além disso. 

Ele possibilita uma visão ampla e estratégica para todo o setor financeiro e torna possível prever quais recursos serão necessários para pagamentos futuros e se é possível realizar algum investimento que possibilite o desenvolvimento da empresa.

Não ter o controle sobre o que tem que ser pago pode significar um grande perigo para seu negócio.

Além da desorganização, poderá ocasionar também em prejuízos financeiros, como, por exemplo, o esquecimento de contas poderá acarretar pagamentos duplicados e até pagamentos de juros e multas abusivas.

Quais os benefícios de manter o contas a pagar organizado?

Muitos são os ganhos em aderir ao controle de contas a pagar. 

Quando o controle financeiro é organizado e realizado de forma correta, se torna possível: 

  • Identificar todas as obrigações e compromissos que empresa deverá  pagar.
  • Otimizar o seu tempo.
  • Em caso de dificuldade financeira ou falta de dinheiro em caixa, será possível priorizar os pagamentos, definindo a ordem de relevância de cada um deles.
  • Ao ter tudo em dia, pode-se pleitear algum desconto com algum fornecedor.
  • Mantendo os pagamentos em dia, a empresa terá mais ganhos e maximizará ainda mais seus lucros, evitando o pagamento com multas e juros.
  • Através dos controles do “contas a Pagar”, serão fornecidas informações para a realização do fluxo de caixa.
  • Conciliação Contábil mais rápida.
  • Maior conhecimento do seu negócio.
  • Mais oportunidade de economizar.

5 passos para organizar e controlar seu contas a pagar

Após conhecer alguns dos benefícios que o contas a pagar pode proporcionar para sua empresa, é hora de conhecer como aplicá-la no seu empreendimento. 

Logo abaixo, iremos indicar cinco passos para organizar o contas a pagar da sua empresa.

1. Organize suas contas

Embora pareça redundante, o primeiro passo é extremamente importante. O que precisa ser feito nessa etapa é organizar as contas

Crie uma rotina de organizar os pagamentos por uma sequência lógica.

Pode ser por data, valor, fornecedor, tipo de pagamento.

Isso evitará que os pagamentos sejam esquecidos ou que sejam pagos em duplicidade. 

2. Classifique as contas

Outra etapa é criar uma lista enumerando todas as despesas financeiras do mês.

Após isso, classifique-as em grupos que representem o tipo de produto ou serviço referente ao desembolso que é realizado com aquele fornecedor.

Por exemplo:

  • Matéria prima 
  • Folha de pagamento
  • Aluguel 
  • Manutenção de máquinas
  • Internet

Outro detalhe importante é separar a finanças pessoais das empresariais.

Os recursos da empresa deverão ser utilizados com as suas próprias operações. São eles quem irão proporcionar o desenvolvimento e crescimento do negócio.

3. Acompanhe as datas de vencimentos

É importante organizar as contas que tenham vencimentos próximos e  programar uma data para execução dos pagamentos dentro desse período.

O que poderá definir essa data é justamente os prazos de entrada de receitas no caixa da empresa.

Essa etapa é essencial para a saúde financeira, pois evita perda de prazos e consequentemente não haverá prejuízos financeiros com pagamentos de multas e juros. 

Outra dica para te ajudar nessa etapa, é agendar os pagamentos de despesas fixas.

Como o próprio nome sugere, as despesas fixas não alteram de valor mensalmente.

Se todo mês você vai pagar uma mesma conta e que sempre será o mesmo valor, poderá agendar esse pagamento previamente. Essa ação vai te ajudar a não deixar que essas contas sejam esquecidas ou gerem retrabalho por perdas de prazos. 

4. Adote uma ferramenta

Uma ferramenta que possa automatizar os processos poderá ser sua grande aliada na hora de organizar suas finanças. 

Poderá optar por uma planilha ou um sistema de gestão mais completo. Isso dependerá da demanda e necessidade da sua empresa. 

Essa escolha é fundamental para otimizar seu tempo e auxiliar numa visão mais estratégica dos processos internos da sua organização. 

5. Renegocie pagamentos atrasados

Mesmo que seu contas a pagar esteja organizado em 100%, ainda há chances de ocorrer atrasos no pagamentos.

Caso isso ocorra, ao perceber o atraso, é indicado que entre em contato com o fornecedor e renegocie o prazo de vencimento ou os valores de multas e juros. 

Nesses casos, é muito importante manter o fornecedores ciente da situação e do seu desejo em realizar o pagamento dentro dos prazos que foram estabelecidos. 

Dica Extra

Antecipe seus pagamentos

Caso consiga realizar a antecipação de algum dos pagamentos, mesmo que seja pagamentos de valores mais baixos, antecipe! 

Essa prática irá evitar pagamentos de juros, poderá ganhar algum tipo de desconto pela antecipação e irá beneficiar a relação da sua empresa com seus fornecedores. o que poderá gerar benefícios futuros. 

Conclusão

Fazer um controle financeiro eficiente não é tão difícil assim, não é?!

Inicialmente poderá parecer um processo demorado e burocrático que exigirá um pouco de investimento de tempo dos colaboradores.

A rotina do contas a pagar irá variar de acordo com o tamanho e segmento da empresa.

Porém, após a criação desse processo, os benefícios que foram citados acima irão surgir para o negócio.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *