Pessoa fazendo um controle de pagamentos

Controle de Pagamentos: saiba porque ele é essencial para sua empresa!

Uma boa gestão financeira faz diferença para qualquer tipo e tamanho de negócio. Requer conhecimento sobre o que entra e o que sai de dentro da sua empresa. E não se trata somente de recursos materiais e controle de estoque

Quando nos referimos a pagamentos e recebimentos, estamos falando de fatores que impactam na lucratividade do seu negócio.

O controle de pagamentos é um dos quesitos mais importantes quando falamos sobre gestão financeira. É uma etapa fundamental para o desenvolvimento do negócio e crescimento sustentável da organização.

Diante de um cenário econômico de tantas incertezas e instabilidades, esse assunto é vital, já que é um momento de limitações em relação aos recursos e o acesso ao crédito pode ser inviável. 

Gerir essa área da empresa proporciona autonomia para o planejamento futuro de seus projetos, definindo os rumos da empresa baseado em informações seguras e reais da situação financeira que impactam nas tomadas de decisões da organização.

Vamos compreender melhor esse assunto? Então, segue lendo nosso post que iremos pautar a importância do controle de pagamentos e como ele pode impactar no seu negócio.

O que é o controle de pagamentos?

Trata-se de um acompanhamento de todas as contas de uma empresa. Refere-se aos pagamentos a serem feitos e a receber de seus clientes. Logo, esse controle pode ser dividido entre controle de pagamentos e recebimentos. 

É conhecido também como contas a pagar e a receber e deve ser tido como uma tarefa de rotina de uma organização, já que pode envolver um montante considerável de dinheiro a depender do volume e tamanho da empresa, e em casos de não cumprimento, pode gerar sérios problemas e colocar em risco o seu negócio. 

O controle de pagamentos é trivial para o crescimento e sucesso de um negócio, mas também é muito negligenciado pelos empreendedores. Devido a isso, acabam comprometendo a saúde financeira da instituição. 

É ele quem garante o pagamento de todas as contas em dia, evitando a cobrança de juros ou multas e reúne informações essenciais para integrar o seu fluxo de caixa e estruturar a gestão financeira completa da sua empresa.

A importância do controle de pagamentos

Independentemente do modelo de negócio, a gestão de pagamentos é essencial para a sustentabilidade e crescimento da empresa.  Além disso, a gestão financeira é a base de qualquer empreendimento. 

É comum quando se fala de gestão, citar também as tomadas de decisões, afinal a gestão é responsável direta por elas. E para que sejam realizadas as melhores escolhas para seu negócio, é necessário ter informações sólidas e realistas da organização. 

Por isso, é muito importante que as empresas conheçam seus recursos financeiros e o cenário econômico em que estão inseridos. Dessa forma, é possível administrar com muito mais confiança e agilidade os recursos da sua empresa e tomar decisões muito mais assertivas. 

Diante de cenário de pandemia como este que estamos vivendo, ter o controle das finanças é fundamental para que seu negócio não feche as portas. 

Normalmente, em momentos de crise as pequenas e médias empresas focam no aumento de suas vendas e criam estratégias comerciais, mas nem sempre é possível investir sem ter noção real se pode e o quanto é possível investir, afinal para qualquer estratégia que será aderida, é necessário recursos para financiá-las.  

Além disso, o conhecimento e controle de quais são as entradas de receita no caixa, suas datas e valores, facilita fazer a coordenação com a gestão de pagamentos, garantindo que nada seja quitado em atraso ou que falte dinheiro para comprar os suprimentos necessários para a sua empresa continuar operando. 

Quando se trata de empresas em estágio inicial, a situação é ainda mais grave. Devido a pouca experiência dos empreendedores ou gestores, as empresas acabam não realizando o controle financeiro. E isso permanece sendo ignorado até que resulte em situações de gravidade ainda maior: quando praticamente não possuem dinheiro em caixa ou se encontram em endividamento. 

Mesmo que seja uma microempresa, é necessário realizar o controle financeiro. Claro que na situação em questão, deve ser feita de forma mais simplificada, porém não deve ser deixada de lado. 

A falta de controle financeiro é uma das principais causas de mortalidade das empresas. Pode gerar dívidas, além de dificultar aos empresários a identificação dos fatores que levaram a esse problema e também a suas soluções. 

Benefícios do controle de pagamentos 

Para que o controle de pagamento seja benéfico ao seu negócio, é necessário realizar rigorosamente todos os registros de recebimentos e pagamentos de sua empresa. Para isso, poderá utilizar uma planilha ou em demandas maiores e se desejar mais funcionalidades, até mesmo um software de controle financeiro. 

Com isso, será possível visualizar sistematicamente toda a  situação do seu negócio, permitindo uma total compreensão sobre os ciclos de pagamentos e recebimentos.

Após realizado o levantamento da situação financeira e real do seu empreendimento, será possível obter alguns benefícios e também resoluções, como negociar novos prazos com fornecedores, realizar cortes de despesa ou cobrança de clientes inadimplentes, por exemplo. 

E não para por aí, a gestão de pagamento poderá trazer ainda mais benefícios:

  • Prever, planejar e conhecer a real situação financeira da empresa;
  • Identificar se a entrada de capital é suficiente para cobrir todos os custos;
  • Antecipar e escolher a melhor solução para estancar perdas e realizar investimentos, auxiliando a melhor tomada de decisões por parte dos gestores;
  • Descobrir se há um descompasso entre o prazo para pagar fornecedores e receber de seus clientes;
  • Programar as promoções e liquidações para que elas não gerem impacto negativo no caixa;
  • Comparar os resultados, identificar tendências e saber o que o futuro reserva para sua empresa;
  • Reduzir as inadimplências;
  • Analisar despesas duplicadas e/ou dispensáveis;
  • Prevenir erros e duplicidades no processo de pagamento;
  • Otimizar o tempo de trabalho;
  • Identificar com mais clareza a necessidade de capital;
  • Identificar todas as obrigações a pagar;
  • Verificar as obrigações não pagas;
  • Não permitir a perda de prazo, conseguindo inclusive descontos;
  • Fornecer informações para a criação do fluxo de caixa;
  • Identificar a perda de prazo, evitando assim os pagamentos de multa e juros, entre outros;

Agora que conhece os diversos benefícios, vamos às dicas para realizar o controle de pagamentos de forma eficaz e simples. 

Dicas para o controle de pagamentos

  1. Registre minuciosamente todas as movimentações da empresa.
  2. Monte uma estratégia de esquema de cobrança para os clientes inadimplentes;
  3. Estimule o pagamento antecipado;
  4. Gerencie seu estoque;
  5. Utilize centros de custos;
  6. Analise seu fluxo de caixa;
  7. Invista em tecnologia.

Finalizando…

Agora que  já sabe o quão importante é ter todos os recebimentos e pagamentos da sua empresa sob controle, é fundamental que você tenha conhecimento de que a gestão só será eficiente se todos os dados forem verídicos e com um acompanhamento de preferência com pequenos intervalos ou diariamente.

Vale salientar que negligenciar o controle de pagamentos e recebimentos, é negligenciar toda a gestão de sua empresa, já que o crescimento e sucesso dela depende dos recursos investidos e disponibilizados no empreendimento. 

É possível realizar esse controle até de forma gratuita através de planilhas. Se sua empresa já está em fase de expansão e necessita de mais ferramentas e funcionalidades  existem vários softwares que poderão te ajudar. 

Não tem mais desculpas para realizar o controle de pagamentos de sua empresa. Comece já e garanta o crescimento sustentável do seu negócio.

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