Funcionário elaborando fluxograma para empresa

7 passos para montar um fluxograma de uma empresa de Sucesso!

Todas as empresas trabalham com diversos processos em suas atividades, dos processos mais simples até os mais complexos, onde quão maior for o nível e importância, maior será a necessidade uma estruturação de qualidade do processo.

Para auxiliar nessa estruturação, a criação de um padrão para estes processos trazem diversos benefícios para a empresa. Uma etapa da padronização de processos é a montagem de um fluxograma de uma empresa que deverá representar os processos de forma completa, com todas suas ações, gargalos e bifurcações.

Empresas que investem na padronização dos processos, apresentam um grande crescimento na sua produtividade, já que se terá um roteiro bem definido de como se executa aquele determinado processo. Além de ser possível observar os impactos do seu trabalho nas etapas seguintes do processo.

Assim, auxiliando tanto os colaboradores que já fazem parte da empresa a entender o processo, como também ajudar os que foram recentemente inseridos na sua função a realizar suas atividades, já que servirá como um guia no processo.

Conheça os passos

O processo de montagem do fluxograma em si é muito simples e facilmente executado, no entanto, há todo um conhecimento prévio que deve ser obtido a partir de estudos sobre os processos.

Neste estudo são definidas as etapas dos processos, como também todo o seu sequenciamento e as interações com outros departamentos, e outras empresas. Com o fim deste mapeamento dos processos da empresa é possível então começar o planejamento para se montar o fluxograma de uma empresa com todos os seus processos.

Conhecer a notação

Para se montar o fluxograma é importante conhecer a notação utilizada na esquematização de fluxogramas de processo. A notação mais popular é a BPMN (Business Process Model and Notation), uma notação moderna e completa utilizada na padronização dos fluxogramas.

Ele é composto por quatro categorias de símbolos, são os símbolos de fluxo, piscinas e raias, conectores e os elementos de dados e artefatos. E a partir desses símbolos são criados os fluxogramas em uma linguagem padrão e didática, para que pessoas de outras áreas, ou mesmo que não conheçam a notação possam compreender o que se está representado no fluxograma.

Defina as Responsabilidades

Agora que temos os conhecimentos necessários para iniciar, vamos partir para montagem do fluxograma de processo, primeiramente identificando os papéis de cada um dos indivíduos envolvidos no processo.

Para essa parte, se utiliza as piscinas e raias, onde as piscinas irão representar o processo na totalidade, e dentro das piscinas estarão uma ou mais raias. No entanto, mesmo que as piscinas representam um processo na totalidade, por vezes é necessário a inclusão de outras para representar a relação com outros processos.

Como já foi dito, as raias fazem parte das piscinas e tem como função representar uma equipe, indivíduo ou papel no processo. É muito comum, que no fluxograma de uma empresa, em processos que transcorrem diversos departamentos, cada raia irá representar um departamento da empresa.

Após a definição das piscinas e raias que serão inseridas naquele fluxograma é então possível iniciar a inserção dos demais símbolos gráficos e indicar seu sequenciamento.

Adicione o evento iniciador do processo

Para se iniciar o sequenciamento do fluxograma é necessário que se insira um evento iniciador, que como o próprio nome indica se trata de um evento que ocorre para que o processo seja iniciado.

O evento iniciador pode ser dos mais diversos tipos, seja ele manualmente por uma pessoa, como o recebimento de um e-mail, documento ou qualquer outra forma.

Na notação BPMN, o símbolo para o evento iniciador, é representado com uma linha delimitadora simples e dentro dela é adicionada um símbolo que irá representar o tipo de iniciador.

Pessoa fazendo um fluxograma de uma empresa
Foto de Christina Morillo no Pexels

Adicione as tarefas e desvios

Após o evento iniciador, devemos adicionar as tarefas e desvios que serão executados durante as atividades que compõem todo o processo. Esses elementos têm a função de dar o sentido lógico ao processo, representando as tarefas que podem tanto ser atividades humanas quanto sistêmicas, representando as ações que serão tomadas durante o processo.

Na representação das tarefas, assim como os eventos, podem ser adicionados símbolos em seu interior para representar o tipo de serviço que será feito.

Já os desvios, representam momentos em que se há desvios no fluxo do processo. Como ao surgir a necessidade da checagem da disponibilidade de um certo material, caso se tenha material suficiente o processo seguirá o seu curso, caso o material esteja em falta se iniciará o processo de compra do mesmo.

Marque o fim do processo

Após finalizar toda a etapa de inserção das tarefas e desvios realizados no processo, é o momento de se identificar o fim do fluxograma, e para simbolizar este final é utilizado o símbolo de fim de processo. Que, assim como os demais, é possível se adicionar símbolos gráficos para indicar o tipo de término, se ela ocorre pelo envio de um e-mail, entrega de documento ou mesmo por uma ação humana.

Revise o Fluxograma

Por fim, como última etapa da montagem do fluxograma de uma empresa, é necessário que se faça a revisão de todo o fluxograma, se atentando tanto as regras de notação, quanto aos estudos feitos no início do processo.

Também é importante que se faça uma validação do fluxograma com os colaboradores que fazem parte dos processos, além de seus líderes diretos. Considerando suas visões sobre o processo e se atentando a revisões que eles venham a sugerir.

Outro fator importante para que se tenha um fluxograma de uma empresa que realmente represente todos os processos dessa empresa, é manter o hábito de se fazer revisões periódicas. Nessas revisões deve ser analisada a eficiência dos processos e quais os espaços para melhorias, além de modos para se adicionar as mudanças necessárias para melhorar os processos.

Coloque o fluxograma em prática

Após todo o desenvolvimento do fluxograma é o momento de colocar o que foi planejado em prática. Primeiramente é necessário se fazer o planejamento de como será feita a implantação da padronização.

É comum que para facilitar essa implantação sejam feitos treinamentos e eventos para que torne a transição o mais leve e didática possível para os colaboradores.

E para finalizar

Como podemos concluir, a montagem de um fluxograma de uma empresa, é um processo crucial para que se possa colocar em prática a padronização de todos os processos da empresa. Com os processos padronizados, e periodicamente melhorados, a empresa irá começar a apresentar uma maior produtividade, e consequentemente haverá maiores lucros e menores custos.

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