Mapeamento de Processos

Mapeamento de processos: saiba como definir e implementar na sua empresa

A organização é um dos principais pilares para as empresas que estão indo atrás de obter sucesso e manter a saúde do negócio e, infelizmente, não é uma condição fácil de se alcançar. 

É por esse motivo que existe a estratégia de mapeamento de processos, que permite identificar gargalos e buscar melhorias contínuas do produto ou serviço de uma corporação. Quer aprender a definir e colocar em prática na sua empresa? Siga com a leitura.

Assim, falaremos mais sobre:

  • O que é processo empresarial?
  • Quais são as fases de um processo?
  • 5 passos para definir e fazer um mapeamento de processos
  • Como organizar a sua equipe?

O que é processo empresarial?

Com o objetivo de viabilizar a entrega de um produto ou serviço para o cliente final,  o processo empresarial dispõe de algumas práticas conjuntas que também podem ser definidas como atividades inter relacionadas, para entregar e obter resultados esperados.

Além disso, ela auxilia a controlar cada novo passo dado pela empresa – antes, durante e depois da etapa de produção. É isso que vai facilitar gestores a identificar problemas e buscar soluções cada vez mais apropriadas. 

Contudo, a implementação de um processo não é tão simples, uma vez que ela deve ser bem estruturada considerando todas as frentes de uma empresa, por isso, trata-se de uma estratégia de alta complexidade no que se refere a definição de onde você deseja começar e como aplicar.

Como explicado no parágrafo acima, o mapeamento de processos depende de várias práticas mútuas e portanto, o gestor que esteja apto a implementar essa técnica em sua empresa, precisa entender quais fases existem para evitar erros ao colocar em ação. 

Os processos podem ser divididos em 3 maneiras:

  1. Primários: Como já diz o próprio nome, esse modelo é o processo “primário” e principal que está diretamente relacionado com a entrega de qualidade para o cliente. Se algum dia essa técnica parar de funcionar,  seu cliente não receberá mais o mesmo serviço ou produto de valor. 
    Quando percebemos que no mundo contemporâneo as exigências dos consumidores se elevaram, não ter um mapeamento de processos minuciosamente mapeado e executado por seus responsáveis, podem atrair grandes problemas.

  2. Processos de gestão (gerenciamento): Essa etapa é pertencente àqueles que são responsáveis por medir, monitorar e controlar todas as atividades vindas dos processos.  Elas não são tão visíveis do ponto de vista dos clientes, mas são essenciais para assegurar que a organização atinja os seus objetivos. 
    É nessa etapa que a gestão funciona muito bem e pode ser executada por meio de estratégias que envolvam os funcionários, como forma de engajar e manter a produtividade da equipe como um todo.

  3. Processos de suporte ou apoio: Fase em que intermedia o funcionamento dos processos primários, facilitando ou ajudando na sua execução. Assim como o processo de gestão, o suporte também não agrega tanto valor ao cliente, mas garante a competência da organização em si. 
    Alguns  exemplos de processos de suporte são a área de Tecnologia da Informação (TI) e Recursos Humanos (RH) – principais setores pelo qual uma empresa não pode funcionar sem.

5 passos para definir e fazer um mapeamento de processos

Evidentemente, toda empresa que deseja se organizar e possuir um gerenciamento eficiente, equipe bem engajada e clientes satisfeitos, deve ter em mente que o primeiro passo para conquistar tudo isso é definir um processo, mas como fazer isso?

Depois de saber quais fases existem, fica um pouco mais fácil começar. Confira!

  1. Faça um mapeamento de processos:  É fundamental que você mapeie todos os processos existentes e organize-os em ordem de prioridade. Qual é o mais importante vir por primeiro, segundo e assim por diante? Depois de implementar o primeiro, você vai notar que ele te ajudará a colher informações necessárias sobre quais mudanças devem ser realizadas no percurso e como pode atingir uma eficácia maior.

  2. Monitoramento: Monitorar os processos é essencial para identificar o desempenho e tornar possível uma visão panorâmica da sua trajetória, uma vez que todas informações obtidas por aqui, também poderão agregar valor na tomada de decisões que possam refletir em uma melhoria de processo, desempenho e consequentemente defini-los com excelência.

  3. Aperfeiçoamento de processos já existentes: Sempre há oportunidades para melhorias e para que eles sejam feitos, é preciso realizar manutenções dos processos que já estão em andamento e, por isso, o monitoramento é importante. Com ele você poderá melhorar cada ponto que não está funcionando tão bem quanto deveria.

  4. Identificação de falhas: Assim como há mapeamento de melhorias, também existe o mapeamento de falhas. Todavia, a empresa deve estar atenta e criar protocolos que solucionem problemas e/ou interrupções encontradas no meio do caminho.

  5. Automatização: Não é novidade que com os avanços tecnológicos, as empresas ganharam uma nova potência no fluxo de trabalho. Uma delas é a oportunidade de automatizar processos, utilizando ferramentas como apoio de otimização. Um exemplo disso são as ferramentas: ERPs e CRMs mais conhecidas no mercado, que facilitam o funcionamento de várias coisas, sem precisar fazer tudo operacionalmente.

Como organizar a sua equipe?

Agora que você já aprendeu um pouco sobre mapeamento de processos, está na hora de saber como organizar a sua equipe. Afinal, no dia a dia da empresa é ela que manterá tudo funcionando para que os processos funcionem. 

Desta forma, a gestão tem um papel fundamental nisto. Então, confira algumas dicas:

Engage a sua equipe: Oferecer apoio e recompensas é apenas uma das formas que existem para manter o funcionário comprometido e altamente engajado naquilo que está fazendo. 

Seja transparente com as responsabilidades de cada um: Também faz parte do engajamento ter metas claras, portanto, se você é gestor, a sua principal prioridade deve ser estipular metas individuais  para que sua equipe saiba para onde está indo.

Crie indicadores analíticos e individuais: Para estipular metas individuais, deve-se criar indicadores de KPIs (Key Performance Indicators) que tem como foco, monitorar as tarefas realizadas e saber sobre o andamento do processo como um todo ou em parte. 

Faça reuniões semanais para acompanhar as demandas: A equipe e membros da corporação precisam sentir que fazem parte do processo e as reuniões de alinhamento são uma ótima estratégia para isso. É onde todas as ideias devem ser compartilhadas e tarefas alinhadas com seus gestores.

Conclusão

O que acha de começar a colocar em ação todas as dicas que você acabou de ler? Mas não se preocupe, que você não precisa fazer nada disso sem suporte. Uma agência de consultoria pode te ajudar nessa missão. Entre em contato conosco e obtenha o seu diagnóstico:  https://inovaej.com.br/

John Doe

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