A padronização de um processo pode ser sinônimo de dor de cabeça para alguns gestores, isso por que, é preciso que este seja apresentado de forma compreensível e memorável para todos os colaboradores. Desta forma, metodologias que facilitem esta etapa é de fundamental importância para que a sua empresa atinja suas metas. Neste sentido, a utilização de um fluxograma de processos é uma ferramenta que vem facilitar a padronização de processos por meio de uma comunicação visual que facilita a compreensão dos colaboradores. Assim, neste artigo você aprenderá mais sobre:

• O que é um fluxograma de processos?
• Por que utilizar um fluxograma de processo?
• O que você deve saber antes de construir seu fluxograma
• Construa seu fluxograma em 4 passos

O que é um fluxograma de processo?

O fluxograma de processo é uma forma de representação gráfica de um processo, nesse vai estar descrito a sequências e etapas para a execução de uma tarefa de forma lógica. Sua aplicação é muito abrangente, de forma geral, é bastante empregado como ferramenta de qualidade em diversas áreas e para qualquer tipo de negócio, desde mapeamento industrial, análise de fluxo de materiais e identificação de obstáculos e desperdícios.   No fluxograma, as principais atividades de um processo através de símbolos, estes são conectados seguindo uma ordem de cada passo a  passo e fluxo da atividade. Veremos mais à frente quais são alguns desses símbolos

Por que utilizar um fluxograma de processo?

Agora que você já sabe o que é um fluxograma de processos, conheça os principais motivos para empregar um fluxograma no seu negócio.  

• Padronização de execução: Como comentamos anteriormente, o fluxograma possibilita uma visão holística de um processo, ou seja, apresentando a sequência e interação entre cada etapa. Assim, permite que os todos os colaboradores realizem uma determinada atividade de forma similar, além de ser também um material de fácil acesso em casos de dúvidas.
• Avaliação de um processo: A busca pela melhoria deve ser constante na organização. Assim, a utilização de fluxograma permite que os gestores possam ter uma visão panorâmica sobre o processo, logo, sendo uma fonte de dados para uma análise crítica para a identificação de gargalos, loops, o excesso de complexidade de um processo. 

Desta forma, a utilização do fluxograma é útil tanto durante o estudo de novos processos (no mapeamento de um processo), como também, após alterações de processos já instalados na organização.  Portanto, quanto mais detalhado for o seu fluxograma, mais útil ele será para a sua execução. 

O que você deve saber antes de construir seu fluxograma

O fluxograma é uma representação visual de um processo por meio de símbolos e suas interações. Desta forma, existem alguns aspectos relacionados à escolha do tipo de figura geométrica que auxiliam na clareza do processo por apresentarem significados específicos.

1.   Início ou fim de processo: São representados por retângulos com as bordas arredondadas. E assim como o nome sugere, são utilizados para demonstrar os pontos iniciais ou finais de um processo.

Vamos supor um fluxograma que irá demonstrar o processo de entrada de matéria-prima de uma doceria até a sua utilização em um produto. Logo, o início do processo é a “chegada de matéria-prima” e o final “produção”.

2.   Processo: Representam as atividades e a sequência que devem ser executadas para atingir o resultado final, ou seja, é o fluxo do processo.

Pegando um exemplo anterior, as atividades são “recebimento da matéria-prima”, “conferência da nota fiscal”, “conferência dos produtos”, etc. Cada uma dessas etapas é simbolizada por um retângulo.

3.   Tomada de decisão: Neste ponto, são representados os processos que podem ter mais de um resultado, ou seja, são dependentes de decisões. Esses são identificados por losangos.

No caso da doceria, um momento da tomada de decisão é durante o “armazenamento”. As matérias-primas podem apresentar necessidades diferentes de armazenamento, resfriamento ou temperatura ambiente, de acordo com suas características.

4.   Fluxo: Estas são as setas que conectam os demais símbolos, indicando a ordem das etapas a serem cumpridas.

Estes são apenas alguns exemplos básicos de representações utilizadas na construção de um fluxograma, há diversos outros símbolos que podem ser aplicados de acordo com as necessidades de sua empresa.

Construa seu fluxograma em 4 passos

Agora que mostramos tudo o que você precisa saber sobre um fluxograma, trazemos 4 passos para você montar o seu fluxograma de processo: 

Passo 1: Tenha seu ponto inicial e final bem definidos:

Todo fluxograma precisa ter uma entrada e uma saída, ou seja, um momento que o processo inicia e quando ele acaba. Os dados de entrada podem ser matérias-primas ou informações, já os dados de saída pode ser a entrega de um produto ou de um resultado.

Passo 2: Conheça verdadeiramente todas as etapas do processo:

O fluxograma é pensado para guiar a sua equipe, logo, ele deve apresentar todas as etapas e informações necessárias para que os objetivos sejam alcançados. Portanto, para evitar dúvidas ou desorganização, realize um estudo prévio de todos os processos realizados em seu negócio.

Passo 3: Escute sua equipe

A participação do seu time é fundamental. Escutar opiniões dos responsáveis por cada operação pode auxiliar na identificação de pontos para alteração, além do mais, com a participação de todos, as chances de esquecimento de alguma etapa é reduzido e a adesão do fluxograma é mais efetiva.

Passo 4: Implante

Com todas as informações necessárias em mãos, chegou a hora da reunião dos gestores para a criação do fluxograma. Neste momento, modificações visando otimização e diminuição de custo são também bem vindos. Há diversos softwares disponíveis para a criação do seu fluxograma, como o Canva, Microsoft Excel ou PowerPoint, além de sites especializados nesse âmbito. O design do seu fluxograma é livre, no entanto, os seguintes tipos são os mais utilizados:

• Fluxograma linear: São os mais utilizados para explicar a execução de uma tarefa. Neste está descrito uma sequência de atividades com alguns pontos de decisão ao longo do fluxo.
• Fluxograma de processo funcional: Neste estão descritos com mais detalhes os responsáveis pelas atividades, geralmente divididos em setores diferentes da empresa, mas que possuem um único resultado.

E então, com o fluxograma finalizado, está na hora da divulgação. Aqui, o alinhamento com a equipe e disposição dos fluxogramas em locais estratégicos são essenciais para o êxito de sua implantação.

Conclusão

Por fim, você conheceu um pouco mais sobre o fluxograma de processos, sua importância e como aplicá-lo. Lembre-se, esta é uma ferramenta de qualidade muito versátil para diversas áreas do seu negócio. Sabemos que um processo bem determinado e executado é uma das chaves do sucesso de uma organização. Nesse cenário, o fluxograma não apenas atua como forma de representação, mas também como metodologia de diagnóstico de problemas ou pontos a serem otimizados de um processo. Uma das principais características da praticidade de um fluxograma é a utilização de símbolos para representar os processos. Embora neste artigo trouxemos apenas 4 tipos, existem uma grande variedade de formas que você pode utilizar para representar as determinadas etapas de um processo. Também trouxemos algumas dicas para te auxiliar na construção de um fluxograma eficaz.  É importante ressaltar que esta não é uma estratégia engessada, sempre que necessário, realize uma análise crítica para identificação de dificuldades e gargalos nos processos, sempre busque por melhorias! Bom, agora que você compreendeu a importância e utilidade de um fluxograma, chegou a hora de pôr em prática as orientações que trouxemos nesse artigo!