Como evitar o retrabalho nas empresas? Descubra agora
- inovaej
- 15 minutos de leitura
Nada mais exaustivo e chato do que refazer tarefas que não foram realizadas direito da primeira vez.
Os motivos pelos quais isso ocorre nas empresas podem ser os mais diversos:
- Falta de alinhamento com as atividades;
- processos desorganizados;
- perda de informações;
- problemas de comunicação entre membros da equipe ou gestores;
- entre outros.
Embora as empresas procurem sempre alinhar as suas demandas, alguns detalhes fazem bastante diferença e podem impactar, às vezes, negativamente no andamento dos projetos ou atividades.
Dessa forma o retrabalho pode ser constante. Mas, é um problema que pode ser evitado.
Por isso, neste post vamos te mostrar como evitar o retrabalho na sua empresa, descobrindo suas causa e te dar ações práticas que vão te ajudar com sua produtividade.
O que é o retrabalho nas empresas?
Em resumo, o retrabalho ocorre quando o objetivo de um trabalho não é alcançado e, por isso, ele precisa ser refeito.
É uma situação que poderá ocorrer em todos os tipos de empresa, de diferentes segmentos e portes.
Um exemplo comum de retrabalho são as agências de publicidade e propaganda, onde é bastante comum refazerem campanhas, banners, posts para redes sociais, e-books, vídeos e etc.
Mas, engana-se quem acha que o retrabalho é encontrado somente nesse tipo de segmento empresarial.
Outro segmento que podemos citar como exemplo são as empresas de tecnologia, que estão sempre refazendo atividades como correções de bugs, mudanças solicitadas pelo cliente durante a construção de um site, ou durante o desenvolvimento de aplicativos.
Embora, muitas vezes, seja necessário reiniciar a tarefa do zero,o retrabalho não é de todo um mal. Pode-se utilizar essa situação para avaliar o motivo que isso tem ocorrido e corrigi-los.
Quais as principais causas do retrabalho nas empresas
Retrabalhos costumam ocorrer por diversos motivos dentro de uma organização.
Uma delas é a falta de eficiência na gestão de processos.
Embora seja quase impossível não se ter algum tipo de retrabalho no seu projeto, o que não significa que a equipe e o gestor não deva fazer nenhum esforço para evitá-los.
É necessário se engajar para a melhoria contínua dos processos e assim eliminar gargalos e falhas dele.
Outras causas que também podemos citar são:
- Falta de planejamento;
- Estratégia equivocada;
- Erros individuais da equipe ou gestor;
- Briefings incompletos;
Infelizmente, mesmo se tratando de falhas pontuais e/ou pequenas, pode ocorrer um impacto forte na credibilidade da empresa por seus clientes, como também poderá ocorrer conflitos ou desgastes na própria equipe.
Além disso, o retrabalho impacta diretamente na produtividade, na locação de horas e também no relacionamento com o cliente.
E mais, todas essas questões irão refletir também na gestão de custos da empresa, podendo trazer prejuízos financeiros para a instituição.
3 dicas para eliminar o retrabalho
Evitar o retrabalho pode diminuir o custo e aumentar a produtividade de uma empresa. Além do mais aumentará a confiabilidade e qualidade dos serviços ou produtos oferecidos no mercado.
1. Conheça bem os processos internos da sua empresa
Embora pareça óbvio, alguns gestores não conhecem a fundo os processos da sua empresa e acabam falhando nesse quesito.
Outro erro também comum dos processos, é tê-los gravados na mente. O que deixa subjetivo a compreensão e execução da forma que cada membro compreende.
Além do que, se existir um desligamento de algum membro, o processo poderá ser perdido com sua saída.
2. Tenha os processos bem definidos, mapeados, descritos e documentados
A falta de clareza, de formalidade e padronização das tarefas é um dos motivos que ocorre o retrabalho.
O costume de cada um realizar do seu jeito e sempre de uma forma diferente, acaba fazendo com que as atividades demandem mais tempo para execução e ocorra também de serem refeitas por membros diferentes.
Por isso, é tão importante que o gestor, além de conhecer todos os processos, faça o seu mapeamento, descrevendo e documentando cada um deles.
Para que sejam executados de forma padronizada e deixando ao alcance de novos membros, facilitando até mesmo os treinamentos.
Além disso, processos bem mapeados e padronizados são mais fáceis de rastrear falhas, auxiliando nas suas correções e evitando perda de recursos e tempo para a organização.
3. Defina os responsáveis por cada atividade e/ou processo
O que é bastante comum ocorrer com tarefas que não tem um responsável é justamente ser realizada repetidamente por diferentes colaboradores ou em casos mais graves a tarefa não é executada.
Isso acontece quando um acha que a responsabilidade é do outro e ninguém faz nada.
Por isso, é fundamental que as responsabilidades sejam estabelecidas. Assim, existe garantia de que a tarefa será executada e quando não, saber a quem se dirigir a cobrança.
Com isso, também é possível evitar que as pessoas sejam sobrecarregadas por má divisão de tarefas, melhor planejamento e controle de prazos e melhor aproveitamento das habilidades dos colaboradores.
Conclusão
Viu como é fácil realizar uma gestão eficiente evitando dores de cabeça por perda de tempo e retrabalho na sua empresa?
Pois é!
De forma simples, é possível aplicar metodologias salvadoras para a produtividade e melhorar os resultados do seu negócio.
Mas, não esqueça que além de colocar em prática nossas dicas, é primordial realizar o acompanhamento e identificar possíveis ajustes no percurso.
Lembre-se que uma boa gestão de processos prescinde de análise e melhoria contínuas. Isso porque a todo momento surgem novas tecnologias e que sempre estão em constante desenvolvimento.
E que as necessidades surgem a todo momento no mercado, para qualquer segmento.
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John Doe
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