Automação de processos: como aplicar e aumentar a produtividade
- inovaej
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Gestores de empresas de alta performance pensam a longo prazo almejando bons resultados e um crescimento sustentável.
Para isso, é necessário ter em mente a importância de manter a maior parte da carga operacional automatizada em todos os setores possíveis.
Em algum momento, sua empresa deve ter se deparado com um intenso fluxo de informações que acabou gerando sobrecarga, grande demanda ou até mesmo confusão em alguma situação, não é mesmo?
Realizar todos os processos de maneira manual têm se tornado cada vez menos eficaz e mais perigoso para o crescimento de sua empresa.
Além de impactar no fluxo de informações que sua empresa vêm gerando têm relação direta com a produtividade de seus colaboradores, com a rotina e dinâmica da organização e ainda na redução de custos da empresa.
A automação de processos tem um papel importante para o negócio. É a partir dele que é possível produzir mais, sem perder em qualidade e sem sobrecarregar ninguém.
Afinal, o que é automação de processos, como aplicar e quais benefícios pode causar na sua produtividade? Para saber mais sobre esse assunto continue lendo este artigo!
O que é automação de processos?
Antes de tudo vamos entender o que é a automatização de processos.
A automação de processos é uma estratégia de otimização estrutural de uma empresa.
Pode ser utilizada em diversas áreas e garante que os métodos de trabalho se tornem mais fáceis, com a substituição ou alteração na execução de tarefas manuais.
A técnica de automação faz parte da BPM – Business Process Management – ou Gestão de Processos Empresariais e consiste no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho, através do monitoramento em tempo real e, quando possível, da substituição de atividades manuais por automatizadas.
Tem foco na otimização e racionalização das atividades principais da empresa, assim como também o corte custos desnecessários, o aumento da integração dos processos chaves da organização, aumento da produtividade através da diminuição do tempo de execução das atividades, a substituição de processos manuais e repetitivos por softwares, entre outros.
Vejamos alguns exemplos de formas de fazer a automação de processos em seu negócio:
- Automação de processos de e-mail marketing;
- Automação de tarefas repetitivas;
- Automação de transações bancárias e pagamento de contas;
- Automação de atendimento ao cliente;
- Automação de controle de logística, entre outros.
Quais os benefícios da automação de processos?
1 – Facilita o acesso à informação
O primeiro motivo para aprimorar a automação de processo na empresa é a facilidade de gerar, acessar e analisar informações.
Um dos grandes gargalos encontrados nas corporações nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full time, ou seja, sem parar é o acesso às informações.
Como a automação permite que a empresa substitua atividades manuais por softwares, todas as informações ficam centralizadas em um único lugar e disponíveis para todos os setores da empresa, podendo ser consultada a qualquer momento, evitando que um setor fique dependente de outro, ou até mesmo que a coleta de uma determinada informação fique atrelada a um colaborador específico.
A consulta às informações de forma mais facilitada reduz erros e problemas relacionados a falhas de comunicação.
2 – Reduz os custos operacionais do negócio
A redução de custos é uma meta recorrente de qualquer empresa.
Processos automatizados diminui gastos com processos falhos e burocráticos, o que consequentemente diminui a perda de materiais e de tempo ocioso dos funcionários. A redução de erros e falhas com processos racionais é capaz de gerar uma economia significativa para o negócio.
Além disso, a automação de processos também consegue mapear todos os processos da empresa, identificando ineficiências e desperdícios e permitindo realizar correções que visem à melhora dos resultados do negócio.
3 – Otimiza o tempo
Esse é um dos benefícios mais óbvios. Com o uso da tecnologia para automação, o tempo para realização das tarefas é reduzido e algumas atividades, que antes eram realizadas por profissionais, podem ser facilmente substituídas por softwares.
É um procedimento que melhora o fluxo das tarefas e permite que os colaboradores possam direcionar o seu tempo a atividades mais estratégicas, focadas no crescimento e desenvolvimento do negócio.
4 – Padroniza tarefas
Outro benefício relevante é a padronização de tarefas.
Embora seja possível realizar essa padronização também nas tarefas executadas de forma manual, por estarem vinculadas a pessoas, podem acontecer discrepâncias, falhas e incoerências na execução, prejudicando assim o conceito de manter um padrão formal e exclusivo.
A automação de processos reduz a carga humana na execução de tarefas e também o risco de ocorrência de erros nela.
5 – Melhora a produtividade
Em decorrência da otimização de tempo no processo de automação, a empresa também ganha produtividade. Isso porque as tarefas que eram manuais agora são automatizadas, sobrando mais tempo livre para os colaboradores se dedicarem a atividades chaves que irão ter impacto direto nos resultados da empresa.
O aumento da produtividade na automação de processos
aumento da produtividade é um fator muito buscado por diversas empresas, nos mais diversos segmentos.
Atualmente, os consumidores buscam cada vez mais rapidez e agilidade na resolução de seus problemas. Por isso que a automatização é tão importante, pois torna os processos mais ágeis, aumentando a possibilidade de venda, através da automação do atendimento, de interação com o cliente, de cadastros, pesquisas de satisfação e outros; deixando os colaboradores mais livres para prestar um serviço ainda com mais qualidade.
Com mais tempo para se dedicar ao que é mesmo relevante devido à implementação de automação nos processos, os colaboradores da empresa conseguem melhores resultados, as metas das equipes são mais facilmente atingidas e todo o negócio prospera.
Conclusão
A busca pela melhora na produtividade, na qualidade do serviço e nos resultados da empresa podem ser facilmente encontrados após a automação dos processos. E para isso, é necessário estruturar seu negócio.
Embora pareça fácil de realizar, e que de fato é, é necessário ter estrutura suficiente para que a automação de processos possa fluir e alcance os resultados esperados.
Toda mudança ou novidade gera uma certa ansiedade tanto para o empresário quanto para os colaboradores. Paciência será fundamental para acompanhar as etapas da automação sem pular nenhuma delas e chegar ao tão esperado sucesso empresarial.
Agora vamos lá, mãos à obra e inicie a estruturação para a automação de processos da sua empresa!
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John Doe
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