Para um negócio crescer e se desenvolver sustentavelmente é necessário aumentar o desempenho, aproveitar os recursos da melhor forma possível, ter processos claros e bem definidos.
Adotar boas práticas de gestão de processos é praticamente um pré-requisito para uma empresa se manter competitiva no mercado.
Fazer uso, ao máximo e da melhor forma, dos recursos disponíveis não é tarefa fácil. Isso inclui pessoas, equipamentos, tecnologias, entre outros fatores que envolvem a operação da empresa. A administração dos recursos não será tão eficiente se não estiver ligada à gestão dos processos.
A chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização é ter processos claros e bem definidos.
A gestão por processos possibilita um bom aproveitamento do planejamento estratégico empresarial e também promove melhorias contínuas na organização.
Nesse post iremos desvendar tudo o que precisa saber sobre a Gestão de Processos. Continue lendo.
O que é a gestão de processos?
Para que um carro funcione é necessário que suas engrenagem trabalhem juntas, assim como não é possível que uma geladeira funcione sem energia elétrica. Perceba que nesses dois casos, não é possível que o funcionamento se dê de forma individual, são vários fatores que fazem com que tudo funcione. Nesse contexto e levando para o cenário empresarial, uma empresa só consegue funcionar bem e obter crescimento se todos os seus setores operarem em conjunto. Para que entenda melhor, vamos iniciar pelo conceito de processo. Processo é uma sequência de atividades rotineiras que em conjunto com outros processos compõem o funcionamento da empresa. Logo, gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição. Em resumo, a gestão por processos é a definição, verificação e melhoria contínua dos processos com objetivo de atender as demandas dos clientes. Trata-se de um modelo de gestão que prioriza a interação entre as diversas atividades realizadas pela instituição. Sua função é equilibrar e promover o alto desempenho das atividades e rotinas relacionadas a todos os processos de uma organização e a comunicação entre eles, com o propósito de atingir com sucesso os objetivos organizacionais. A gestão de processos também pode ser chamada de BPM (Business Process Management) ou gerenciamento de processos.Por que implementar a gestão de processos?
Se compararmos o mercado há décadas atrás, podemos ver o quanto tem evoluído e se tornado mais complexo e competitivo. Com isso, foi necessário melhorar a estrutura das empresas, assim como a gestão empresarial na totalidade. A gestão de processos possibilita através do controle enxergar a necessidade de união das rotinas para atingir objetivos específicos. Além disso, o cuidado com os processos refletem e resultam diretamente no aumento da eficiência da sua empresa de forma geral. Podemos também citar como objetivos importantes da gestão de processos:- Permitir conhecer melhor o seu negócio;
- Sistematizar as rotinas que envolvem o dia-dia da empresa e atribuir responsabilidades;
- Organizar os processos visando resultados claros;
- Mensurar melhor os resultados obtidos;
- Melhorar o relacionamento e a comunicação entre membros e áreas da organização;
- Auxiliar com rapidez no processo de tomada de decisão;
- Padronizar os processos;
- Através da padronização, facilitar o planejamento, monitoramento e controle do que acontece no ambiente;
- Reduzir custos;
- Identificar possibilidades de otimização de processos através de gargalos encontrados;
- Otimizar o tempo;
- Focar na melhoria de processos já existentes ao invés da criação de um novo modelo;
- Aumentar a satisfação de clientes;
- Corrigir os processos antes de automatizá-los, para não acelerar o que está desorganizado.
- Analisar e sugerir outro processo de oportunidade ou de mais-valia a organização;
- Consolidar as funções e responsabilidades;
- Conseguir mais eficácia, eficiência e transparência;
- Compreender o valor dos processos;
- Distribuir melhor os recursos.
Como aplicar a gestão de processos na sua empresa?
Para colocar em prática a gestão de processos é necessário se atentar que as mudanças precisam ser realizadas de forma gradual. Sendo assim e estando ciente, vamos às dicas que te ajudarão nisso.01 – Faça um diagnóstico da maturidade em gestão de processos da sua organização
A implementação se inicia com um diagnóstico rápido das práticas de gestão atuais na organização. Ou seja, os processos que já estão implementados no seu negócio. Muitas empresas já possuem processos bem implementados na organização e isso pode gerar uma dificuldade em aderir a mudanças. O que pode ser um erro bastante cometido pelas instituições. A gestão de processos exige questões específicas que podem ser diagnosticadas num trabalho rápido. Alguns fatores que podem indicar uma baixa maturidade na gestão de processos são:- A falta de um método estruturado para cuidar dos processos;
- redundâncias e retrabalhos;
- inconsistências na auditoria de processos;
- baixo desempenho;
- insatisfação dos clientes, entre outros.
02 – Estabeleça a governança de processos
Os processos são peças chaves para o sucesso e bons resultados de uma organização. Os processos também são compostos por pessoas e tecnologias. A governança de processos são as políticas, regras, métodos, estruturas específicas e padrões de negócio para tratar da gestão de processos. Seu objetivo é garantir que todos estão fazendo as coisas de forma correta, além de padronizar a maneira como os processos são mapeados, transformados e documentados na organização.03 – Mapeie e estruture os processos da organização
Os processos dentro de uma empresa estão interligados e, portanto, interagem entre si. Nessa etapa, é hora da empresa mapear o encadeamento dos processos a partir da cadeia de valor. Esse encadeamento demonstra os diversos níveis de processos: macroprocessos, subprocessos, atividades, entre outros. A cadeia de valor é o principal instrumento para entender a organização. Através dela é possível elencar os processos que compõem os processos da empresa, distribuir a responsabilidade sobre cada processo, além de priorizar as iniciativas de transformação de processos. Uma boa forma de fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, é elaborar fluxogramas de uma ponta a outra. Não esqueça de envolver sua equipe nessa etapa, afinal são eles que estão no dia a dia da operação e podem ter uma visão mais clara do que acontece no departamento.04 – Execute os processos
Para que as mudanças ocorram é necessário pensar nos recursos necessários para implementação: ferramentas, softwares, remanejamento de equipe, mudanças no layout da organização, entre outras modificações. A próxima etapa é priorizar as iniciativas de transformação de processos e após executar os diversos projetos de mudanças. A implantação das novas estratégias se divide em duas:- implantação sistêmica – quando são utilizados softwares para isso;
- implantação não sistêmica – que não conta com ferramentas desse tipo.