O sucesso de uma empresa é a soma de diversos fatores que contribuíram direta ou indiretamente para os bons resultados dela.  Num mundo movido por informações, a organização pode ser fator-chave para a melhoria em diversas áreas, principalmente dentro de uma empresa.  Sabemos que uma organização é capaz de produzir bastante informações através de seus documentos, afinal as próprias tarefas diárias que envolvem administração, finanças, marketing, suporte e recursos humanos compõem a rotina e processos da companhia e geram diversos documentos todos os dias. Uma situação que já deve ter passado na organização é ficar horas procurando ou aguardando um documento. Uma situação que pode afetar sua rotina ou resolução de alguma demanda e em casos mais graves interferir até mesmo em alguma tomada de decisão.  Problemas assim são comuns em empresas de todos os portes e uma forma de evitá-los é fazendo a gestão de documentos. Pensando nisso, criamos esse post para falar sobre a importância da gestão de documentos para sua empresa e como ela pode melhorar seus resultados.  Vamos lá! 

O que é a Gestão de Documentos?

Ao longo da vida útil de uma empresa, ela vai acumulando vários documentos produzidos: dados de contratação dos funcionários, recibos, relatórios, notas fiscais, fichas de clientes e fornecedores, entre outros que contêm informações importantes sobre o negócio e que por motivos de segurança não devem ser descartadas.  Isso pode se tornar um verdadeiro problema, tanto de espaço quanto de organização e administração que pode ser evitado com a gestão de documentos.  Gestão de Documentos é o conjunto de processos implementados com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. Ela envolve medidas que servem para administrar os documentos, físicos ou digitais, que uma empresa precisa manter, garantindo a organização e cumprindo as regras previstas por lei para esse quesito. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.  Se implementada com a ajuda da tecnologia, a gestão de documentos pode ser definida como uma solução de arquivo e organização, que permite realizar consultas eletrônicas, sendo possível encontrar todos os dados em um só lugar de forma imediata e eficiente, sanando assim o problema de perda das informações.  A gestão de documentos poderá organizar todos os documentos produzidos e armazená-los divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância.  Esse é só um exemplo que podemos citar diante das inúmeras soluções que podem surgir diante da situação, porte, tipo de negócio e/ou necessidade da empresa. 

Qual a importância da gestão de documentos?

Devido a pouca importância dada à gestão de documentos, muitos empreendedores colocam suas empresas em risco fiscal ou trabalhista.  Os arquivos produzidos diariamente podem alcançar um volume gigantesco e são documentos de informações valiosas que precisam ser armazenados por determinado tempo.  Com isso, os dados se tornam o principal patrimônio de uma companhia e também se tornam recursos de competitividade: Cada arquivo assume uma função estratégica, devendo ser conservado de maneira adequada.  A gestão dessas informações permite agilizar a tomada de decisão, elevar a produtividade e reduzir o tempo dos colaboradores na busca por dados.  O extravio de um só documento pode gerar prejuízos praticamente imensuráveis e muitos gestores acabam até mesmo gerenciando os documentos de forma equivocada causando diversos riscos, como:

• perdas;
• exposição de conteúdos sigilosos;
• demora e dificuldade para localizar informações, sobretudo em casos de urgência;
• atraso na tomada de decisões imediatas.

Outra contribuição que a gestão documental pode dar é para o compliance, ou seja, auxilia que a empresa esteja em conformidade com as leis vigentes. Com o acesso facilitado aos arquivos ajuda, por exemplo, a busca de contratos para uma análise detalhada dos riscos que eles oferecem. A gestão também é determinante para a qualidade das tomadas de decisões. Documentos organizados possibilitam desde a simples verificação de gastos históricos com água, luz e telefone até o gerenciamento de milhares de contratos simultaneamente. Sendo assim, a boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar também o acompanhamento dos diversos processos existentes em uma instituição. Por esse motivo, a implementação da gestão documental se torna cada vez mais necessária nas instituições. [rock-convert-cta id=”2232″]

5 principais benefícios da gestão de documentos?

Os benefícios trazidos pela gestão de documentos são muitos. Além da organização, pode reduzir o tempo de acesso à informação e até mesmo a redução de custos empresariais. Podemos citar também:

01 – Economia de espaços físicos destinados ao arquivamento

Com a necessidade que alguns documentos têm de serem impressos e armazenados, ficando restrito apenas a isso, os demais podendo ser convertidos em arquivos de armazenamento digital, otimizando e reduzindo assim os espaços físicos destinados a arquivo. 

02 – Redução de custos operacionais

O corte de despesas é praticamente uma regra nas empresas e não somente em momentos de crise. O ideal é que haja sempre uma revisão para assegurar que não existe custo desnecessário na operação.  Documentos digitalizados eliminam tanto o custo de espaço quanto o de impressão e as despesas para manter um servidor ou a conexão com a nuvem são bem próximas do custo de energia que seria gasto com centenas de impressões. Assim como elimina também a necessidade de funcionários e de equipamentos para fazer a administração do acervo físico dos documentos.

03 – Otimização do tempo das atividades e dos processos

A gestão de documentos traz agilidade para as tarefas e também nos processos realizados na instituição.  A agilidade no acesso aos documentos acontece quando a maioria dos documentos já foi digitalizada, dispensando deslocamentos dos funcionários ao arquivo, eliminando assim a perda de tempo dos envolvidos e facilitando o compartilhamento e a cópia das informações, principalmente em organizações que contam com milhares de documentos e/ou arquivos armazenados. Com os documentos organizados por categorias e com  um método de busca, fica muito mais fácil do funcionário abrir exatamente o arquivo que precisa e empregar o seu tempo na execução do seu serviço.

04 – Melhor gerenciamento dos recursos financeiros

A gestão de documentos e a gestão financeira andam lado a lado. Sendo assim, na análise do fluxo de caixa de um negócio, é essencial ter uma série de registros, como recibos de compra e venda, balancetes, entre outros. Saber como gerir melhor esses documentos implicam diretamente na capacidade de realizar uma boa gestão financeira.

04 – Aprimoramento da gestão empresarial

Com a estratégia de gestão documental bem estruturada, logo verá os efeitos positivos dessas práticas em seu dia a dia. Como já mencionamos, seus colaboradores podem encontrar os dados que precisam com mais rapidez, a empresa pode crescer de forma sustentável e os dados de seus clientes estarão mais seguros.

Conclusão

Como falado, a gestão documental é fundamental para o bom funcionamento do negócio. No entanto, não é uma tarefa nada fácil e exige cuidados para o adequado armazenamento, organização e manuseio dos arquivos.  Realizar a gestão documental é uma maneira inteligente, barata e estratégica de usufruir de todos os benefícios que ela pode oferecer, conforme citamos neste post. E também uma forma de gerir a empresa com maior eficácia e segurança. Então lembre-se de buscar um auxílio profissional especializado e assim poderá garantir a implementação de medidas eficientes de acordo com as necessidades específicas da companhia. Então não perca mais tempo e comece a implementar hoje mesmo a gestão de documentos na sua empresa.  [rock-convert-cta id=”2242″]